Знакомая ситуация? Вам необходимо перевести очень много документов, причем максимум за 2-3 дня. Рассмотрим пример комплекта технической документации: таможенные декларации, инструкции по эксплуатации, чертежи, таблицы, спецификации, каталоги продукции, этикетки. У вас все файлы в виде сканов и PDF. Вы направили пакет документов в 10 бюро переводов, и никто не предлагает выполнить работу быстрее, чем за 4-5 дней.
А ведь этого можно избежать. Мы - бюро переводов, и из этой статьи вы узнаете, как правильная подготовка документов на берегу сэкономит вам до 30% времени и денег. Делимся внутренними лайфхаками.
Совет 1: Качество сканов - это всё
Плохой скан обойдется вам дорого. Переводчик - не экстрасенс. Если он тратит полчаса, чтобы разобрать размытую печать или вписанный от руки текст, вы платите за эту дополнительную работу.
Что делать:
- Сканируйте в максимально хорошем качестве.
- Сканируйте ровно.
- Сканируйте страницу полностью.
Лайфхак от нас: Вы можете самостоятельно оценить качество исходных материалов: если Вам не понятно, что там изображено, то переводчику тоже не будет понятно.
Чем это поможет: Шанс получить выполненный перевод быстрее и дешевле увеличивается на 20%.
Совет 2: Поищите документы в формате word, excel, power point.
Частый сценарий: часто у клиентов где-то есть исходные файлы в редактируемых форматах типа word, excel, power point, но нужно тратить время на их поиски. Мы в любом случае сделаем перевод, причем без наценки на сканы. Но! Как бы мы ни старались, переводчикам придется вручную рисовать все таблицы, форматировать текст, вставлять изображения. Это может занимать намного больше времени, чем сам перевод!
Что делать: поищите редактируемые исходники, даже если это шаблон, а не заполненный документ с печатями и подписями. Это поможет значительно сократить время перевода.
Чем это поможет: Если Вы предоставите редактируемые файлы, вероятность получить перевод максимально быстро увеличивается до 90%! При этом ни одно бюро не сделает наценку.
Совет 3: Если есть, что уточнить – уточняйте!
Во многих организациях есть устоявшийся сленг. Например: не «ошибка», а «несоответствие», не «виновный», а «ответственный». Или перевод ФИО, например: имя Ксения можно перевести как Xenia, Xeniia, Xeniya, Ksenia, Kseniya, Kseniia. И с точки зрения правил языка: все варианты перевода будут корректными.
Что делать:
- Уточните термины. попробуйте спросить у коллег и потратьте 5-10 минут сами, чтобы ответить на вопрос «какие в нашей организации есть устоявшиеся слова?».
- Уточнить ФИО. Если у Вас уже есть документ с Вашими ФИО на иностранном языке, обязательно передайте эти информацию бюро.
Чем это поможет: Когда Вы получите перевод, Вам не придется объяснять менеджеру, что и как нужно исправить. Может показаться, что нет разницы, когда уточнять детали: до или после перевода. На самом деле разница огромная.
Рассмотрим сценарий, когда Вы уточнили все детали ДО:
- Менеджер ищет переводчика несколько часов
- Переводчик выполняет работу
- Редактор проверяет (возможно, 1 день после сдачи работы переводчиком)
- Менеджер сдает Вам работу
А что, если происходит, если Вы уточните все детали ПОСЛЕ:
- Менеджер ищет переводчика несколько часов
- Переводчик выполняет работу
- Редактор проверяет (возможно, 1 день после сдачи работы переводчиком)
- Менеджер сдает Вам работу
- Вы присылаете уточнения
- Менеджер к конкретному переводчику, который делал Ваш заказ.
- Переводчик уже взял другой заказ, и время на его ответ может быть полдня.
- Доработка может занять ещё полдня-день.
В итоге, Вы тратите одинаковое время на само уточнение до или после перевода. Но качественный перевод Вы получите на несколько дней позже, если решите уточнить требования после перевода.
Резюме: Почему это выгодно вам?
Потратив 15 минут на подготовку, вы получаете:
- Четкий расчет стоимости и сроков.
- Предсказуемые сроки. Не нужно ничего доделывать в последний момент.
- Спокойствие. Вы уверены, что перевод будет корректным с первого раза.
Помните, работа бюро переводов - это не магия, а технологичный процесс. И чем качественнее материал на входе, тем предсказуемее для Вас результат на выходе.
Надеемся, эти советы помогут вам в следующий раз легко и без переплат справиться с переводом документов.
